La Universidad de Harvard implementó un sistema basado en tecnología RFiD que permite auditar los equipos de alto valor en una cuarta parte del tiempo que requería el proceso manual, al mismo tiempo que disminuye el riesgo de pérdida de los activos
La Facultad de Medicina de Harvard (HMS) cuenta con aproximadamente 4.300 activos que incluyen servidores, incubadoras, congeladores médicos, centrifugadoras, microscopios y termocicladores para la investigación del ADN
Antes de implantar la solución RFID, HMS realizaba los recuentos de inventario manualmente
Cada activo se introducía en la plataforma “Asset Workbench” de Oracle y a continuación se le asignaba una etiqueta de código de barras impresa
Los auditores llevaban una hoja de cálculo de Microsoft Excel por cada departamento o laboratorio en busca de los activos
Los datos se controlaban visualmente y se comparaban con la información de esa sala en la hoja de cálculo, confirmando el correspondiente número de serie de cada activo y anotando cualquier discrepancia
Si los empleados encontraban alguna etiqueta de un activo que no figuraba en la hoja de cálculo, a menudo tenían que buscarla en el sistema de Oracle para averiguar si esos artículos pertenecían a otro departamento
Al finalizar la auditoria, los resultados del recuento de activos se introducían manualmente y se cargaban en el sistema Oracle
Este proceso demandaba dos horas para localizar y controlar cincuenta activos, lo que resultaba sumamente ineficiente
Para solucionar este problema, la Universidad Médica de Harvard decidió identificar cada uno de sus activos médicos con una etiqueta RFID
Estas etiquetas se vinculan a cada activo escaneando su código de barras y asignandolo a una sala específica
Cuando los operarios comienzan el proceso de recuento de inventario introducen en la aplicación movil el edificio y la sala a auditar
A medida que se captura la información de las etiquetas RFID, se pueden ver todos los bienes que se ha confirmado que están en las habitaciones específicas en las que se esperaba encontrarlos, junto con los que faltan, y aquellos que se encontraron en esa habitación pero no deberían estar allí
Entre las principales ventajas de la gestión de activod con RFID se destaca un recuento de inventario más preciso y eficiente, lo que significa que los encargados de auditar los inventarios pasan menos tiempo en los laboratorios interrumpiendo la investigación
Otra gran ventaja de la tecnología es la posibilidad de localizar cualquier activo perdido buscando su etiqueta RFID con el lector portátil